Definir o escopo do projeto de forma escrita e coesa é um desafio. Em diversas empresas, das micro às grandes, é normal ver colaboradores que tem seus produtos ou serviços completos na cabeça. Mas na hora de passar para o escrito, eis que vemos o início de um telefone sem fio, no qual a mensagem final fica completamente diferente do que foi idealizado inicialmente.

Como cliente, já me equivoquei um bocado de vezes. E ao longo do tempo, fui me conscientizando de que pedir sem ser específico ou com baixa convicção no que peço é a fórmula perfeita para não ter aquilo que desejo. E quando isso se reflete numa compra, o significado é dinheiro indo para o lixo.

Voltemos ao ambiente corporativo. Neste lugar, onde a prática de escrever mensagens e compartilhá-las com seus pares é algo imprescindível para manter a memória, é preciso redobrar a atenção. Afinal, num ambiente de prazos justos e verbas escassas, a comunicação deficiente do escopo do projeto pode minar a relação entre clientes ou fornecedores.

Numere as frases para definir o escopo do projeto

Os processos são fundamentais para que se tenha sucesso na gestão do dia a dia. E por esse motivo, vou compartilhar algo simples, mas que faz toda a diferença o meu dia a dia.

Numerar as frases, criando tópicos ordinais, foi uma solução válida que encontrei para melhorar meu discurso. Assim, consegui transformar o escopo num documento valioso na hora de resolver conflitos projetuais. Protegendo a mim, de possíveis pontos não combinados no início do projeto, ou ao cliente, de coisas que, por ventura, tenham sido esquecidas ao longo do processo projetivo.

Redigir emails e posts dessa forma também são ótimas dicas. Num mundo onde a dificuldade de atenção ao ler mensagens escritas é tamanha e tende a crescer, vale fazer de tudo para que o texto se torne cada vez mais fácil e inteligível a todos.

O que especificar num projeto web?

Vindo para a nossa área, há detalhes que por vezes são ignorados no desenho do escopo do projeto. E esses pontos podem minar prazos, qualidade ou até pior: fazer com que o fornecedor decline de desenvolvê-lo.

A seguir, vou listar tópicos que penso ser fundamentais.

1. Prazos: defina-os no escopo do projeto

Tempo não se multiplica. Podemos até comprá-lo dos outros, especialmente quando compramos tecnologias já desenvolvidas, por exemplo. Ainda sim, elas precisam ser implementadas e testadas para a sua realidade. Se seu prazo não condizer com aquele que seu fornecedor lhe deu, fique atenta/o.

2. Jornada do usuário

Entender os caminhos percorridos pelo usuário/cliente no uso do serviço ou produto, seja este dentro de uma plataforma digital (site/app) ou na vida real (um carro, panela, etc.), é extremamente importante. Todo o ciclo de uso e o objetivo do usuário precisa estar descrito no documento.

3. Declare o que é imprescindível e entenda os limites

Em todo relacionamento há pontos negociáveis ou não. E na contratação do desenvolvimento de um projeto é igual. Não pense que já viu um produto similar funcionando e, por isso, “é possível fazer”. Nunca é bem assim. Em projetos digitais, ainda há uma crença de que tudo é possível. Muita coisa pode até ser. Entretanto, isso precisa estar adequado aos métodos de produção daquele profissional específico e seus custos envolvidos no momento da contratação. Exemplo: a empresa X quer criar um novo laptop, produzido no Brasil. Seu fornecedor cobrou R$300 pela produção de cada unidade. Depois do acordo fechado, a empresa X disse que precisa ser similar ao MacBook. Afinal, se a Apple fez, dá pra fazer. Fornecedor declina, afinal, essa especificidade faz toda a diferença na produção.

Veja que quando o exemplo são produtos físicos a compreensão se facilita. Logo, quando for definir os pontos pétreos, certifique-se com o fornecedor do que é possível naqueles prazo e expertises contratados.

4. Propósito do produto/serviço

Converse sobre os propósitos daquilo que você deseja criar, desenvolver e implementar. Muita das vezes, o aperfeiçoamento do seu projeto pode estar num detalhe que você não se atentou. É comum. Isso engajará seus fornecedores, fazendo-os se sentirem parte da estratégia, aumentando a atenção deles e, naturalmente, a qualidade do que será entregue.

Esses quatro pontos são genéricos. Não necessariamente serão pontuados no projeto dessa forma. Ainda sim, espero que eles tenham sido úteis para dar um norte ao escopo criado por você, e que este seja de profundo impacto na qualidade final do seu produto.

Bom trabalho.